ERP ist die Abkürzung für Enterprise Resource Planning. Ein ERP-System (oder auch Business Software) ist eine komplexe Anwendungssoftware, die alle Ressourcen (Beschaffung, Personal, Vertrieb, Fertigung, Auslieferung, Kapital) eines Unternehmens verwaltet und steuert. Dadurch lassen sich die Unternehmensprozesse optimieren und die Betriebskosten können gesenkt werden.
ERP ist die Abkürzung für Enterprise Resource Planning. Ein ERP-System ist eine komplexe Anwendungssoftware, die alle Ressourcen (Beschaffung, Personal, Vertrieb, Fertigung, Auslieferung, Kapital) eines Unternehmens verwaltet und steuert. Dadurch lassen sich die Unternehmensprozesse optimieren und die Betriebskosten können gesenkt werden. ERP-Software ist damit viel mehr als nur eine Geschäftsanwendung. ERP-Software ist so konzipiert, dass sie das ein komplettes Managementsystem integriert, das eine Vielzahl von Geschäftsprozessen unterstützt.
Für viele Unternehmen ist es jedoch ausreichend, wenn zumindest Teilaspekte einer ERP-Software (z.B. nur die Logistik, das Rechnungs- und Finanzwesen) eingesetzt werden.
Da ein ERP-System verschiedene Anwendungen wie Logistik, Rechnungswesen, CRM, HRM und die Finanzbuchhaltung sowie das Produktions- und Transportmanagement umfasst, kann ein ERP-System mühelos Zusammenhänge generieren zwischen z. B. einem neuen Kundenauftrag und den Schritten, die nachfolgend erfolgen müssen. Kapazitäten bei Material und Personal werden errechnet und oft auch grafisch dargestellt (grafischer Leitstand). Ein erfolgreich eingeführtes ERP-System hilft also bei optimalen Planung der Unternehmens-Ressourcen sowie beim standardisierten Buchen, der automatischen Mehrwertsteuer-Abrechnung, der Beschaffung, des Kunden-Managements und allen Aspekten der statistischen Datenauswertung.
Die hauptsächlichen Unterschiede der verschiedenen ERP Systeme liegen vor allem in
Moderne ERP-Systeme verlagern ihre Basis zunehmend ins Web. Hier werden die Daten in einem Data Center gespeichert und je nach Architektur auch die ganze oder Teile der Datenverarbeitung.
Dabei gelangen grundsätzlich vier verschiedene Architekturen zur Anwendung, jede mit den entsprechenden Vor- und Nachteilen:
Vorteile der ERP-Software
Ein Unternehmen arbeitet effizienter und schneller wenn Daten nur einmal eingegeben werden müssen. Dadurch führt ERP zu Kosteneinsparungen.
Auch Logistik, Rechnungs und Finanzwesen können besser geführt werden, denn diese sind nun immer auf dem aktuellsten Stand.
Die interne Kommunikation wird wesentlich verbessert, denn jede Transaktion kann nun direkt von jedem Kollegen eingesehen werden, für den diese Informationen relevant sind (Sicherheit, Workflow-Definitionen).
Ein gut integriertes ERP-System ermöglicht die bessere Abstimmung der Geschäftsprozesse aufeinander, was insgesamt zu kürzeren Durchlaufzeiten und damit zu wettbewerbswirksamen Kosteneinsparungen führt.
Software, die Ihre betrieblichen Prozesse abbilden kann ist kein Produkt sondern eine mehrjährige Begleitung Ihres Unternehmens. So wie sich Ihre Geschäftsideen entwickeln, sollte auch die abbildende Software in der Lage sein, daraus resultierende neue Prozesse abzubilden. Business Software kaufen Sie also nicht einmalig und haben danach zehn Jahre lang nichts mehr damit zu tun. Vielmehr sollte Sie die Software über eine Dekade so begleiten, dass Sie mit Ihrem Unternehmen immer auf der Höhe der Zeit sind.
Wozu möchten Sie Business Software oder ein ERP-System einsetzen? Sicher, um Ihre internen Abläufe effizienter zu gestalten. Aber wo genau soll Sie die Software unterstützen? Ein einfacher Weg, das herauszufinden ist, einmal die grössten ‚Leerläufe‘ im Unternehmen festzuhalten. Wo verlieren Sie Zeit?
Jedes Unternehmen hat hier sicher seine eigene Liste. Halten Sie fest, wo Sie Zeit verlieren.
Haben Sie eine Idee, wie Sie die Leerläufe optimieren können? Haben Sie eine Vorstellung davon, wie Sie die Prozesse optimieren könnten?
Viele Unternehmen vertrauen darauf, dass der ERP-Lieferant dann ‚schon eine Idee hat‘. Viele ERP-Anbieter können Ihnen aufzeigen, was alles möglich wäre, arbeiten aber viel effizienter, wenn Sie wissen, was Sie konkret möchten. Machen Sie also zumindest eine Prioritätenliste!
Machen Sie die Einführung eines ERP-Systems zur Chefsache. Ein solches Projekt können Sie nicht einfach Ihrer Sekretärin, Ihrem Buchhalter oder dem Lehrling überlassen. Rechnen Sie mit einigen Tagen persönlichem Aufwand bei der Integration eines neuen Systems in Ihr Unternehmen - die Einführung will begleitet sein und die neuen Abläufe müssen eingespielt werden.
Unterscheiden Sie zwischen der Beschaffung neuer Hardware und Systemsoftware (Server, Arbeitsstationen, Monitore, Drucker, Umfeldgeräte wie Barcodescanner) und der Beschaffung der eigentlichen ERP-Software.
Wir empfehlen, in der Bilanz jeweils Rückstellungen für den Ersatz resp. die Neu-Einführung eines neuen IT-Systems zu tätigen (siehe jährlicher Unterhalt).
Hard- und Systemsoftware sind einem raschen Erneuerungszyklus unterworfen: Alle drei bis sechs Jahre sind in der Regel Server, Workstations und Systemsoftware zu erneuern. Die Business Software selbst wird durchschnittlich alle 8 – 12 Jahre erneuert.
Zahlreich sind die guten Ratschläge an kleinere und mittlere Unternehmen, was sie bei der Evaluation, der Beschaffung und Integration einer Software für Logistik, Finanz- und Rechnungswesen (ERP) zu berücksichtigen haben. Denn nur ein Drittel der ERP-Projekte werden in der vorgesehenen Zeit und im anvisierten Budgetrahmen abgeschlossen, besagt eine neue amerikanische Studie1.
Was aber ist mit den über 500‘000 Mikrounternehmen alleine in der Schweiz? Sollen diese ihre Rechnungen weiterhin mit Word schreiben und ihre offenen Posten in Excel verwalten?
Die durchschnittliche Betriebsgrösse der über 550‘000 marktwirtschaftlichen Unternehmen in der Schweiz beträgt gerade einmal acht Mitarbeiter. Über 92% aller Unternehmen in der Schweiz beschäftigen weniger als 10 Mitarbeiter, sind also Mikrounternehmen2. Entsprechend segmentiert ist der Markt der Schweizer Softwareanbieter, die sich dieser Unternehmensgrösse annehmen: Über 200 Softwarehersteller decken die äusserst heterogenen Bedürfnisse der helvetischen Kleinstunternehmen ab. Wie aber kommt ein Mikrounternehmen zu einer ERP-Software, die passt?
Nur wenige Mikrounternehmen leisten sich bei der Evaluation eines neuen ERP-Systems einen Berater. Das ist kostenintensiv und einige Berater sind eher Verkäufer ihrer Zeit als eine wirkliche Hilfe. Da werden für kleinste Unternehmen dann riesige Pflichtenhefte verfasst und Anforderungen für aufwändige Präsentationen gestellt, welche die Softwareanbieter dazu veranlassen, sicherheitshalber am oberen Limit zu offerieren, was die Anschaffung zusätzlich verteuert.
Viele Kleinstunternehmen weichen daher ins Internet aus und suchen dort ihr Glück. Die einen suchen sich eine Pflichtenheft-Vorlage, andere studieren ERP-Leistungsvergleiche oder füllen ihre Bedürfnisse in vorgegebene Checklisten, um eine erste Auswahl an möglichen Lösungsanbietern zu erhalten. Nicht wenige laden sich eine der verfügbaren, kostenlosen ERP-Systeme auf den Rechner, um das Rechnungswesen in den Griff zu kriegen.
Auch der Treuhänder ist eine beliebte Quelle für einen entsprechenden Rat. Allerdings neigt die Mehrheit der Treuhänder dazu, dem Kunden eine reine Finanzbuchhaltung zu empfehlen. Das ist dann zudem meistens diejenige, welche sie selbst einsetzen. Dem Mikrounternehmen ist damit jedoch kaum geholfen. Hier müssen Rechnungen geschrieben, Bestellungen gemacht und Zahlungen verbucht werden. In einem integrierten ERP sind die Buchungsregeln klar vorgegeben. Diese werden einmalig definiert und bestücken daher die Finanzbuchhaltung automatisch mit den notwendigen Buchungen während der Anwender Rechnungen schreibt, Lieferantenbelege erfasst oder Zahlungen veranlasst.
Eine sinnvolle Möglichkeit um eine geeignete Lösung zu finden bieten auch Nachfragen bei Branchenkollegen. Welche Software setzst du ein? Wie zufrieden bist du? Was muss ich beachten?
Die richtige Lösung für sein Unternehmen zu finden, ist in der Tat nicht einfach. Deshalb muss die Evaluation einer neuen Softwareelösung unbedingt zur Chefsache erklärt werden. Die Möglichkeiten zur Beschaffung und zur möglichst neutralen Beurteilung der Angebote müssen im Firmenumfeld seriös und umfassend ausgelotet werden.
Die Erfahrung zeigt, dass bei fünf abgegebenen Offerten für das Abdecken des gleichen Pflichtenhefts die Beträge um ein Mehrfaches voneinander abweichen können. Da kann eine neue ERP dann einmal CHF 30‘000 kosten, ein anderer Anbieter rechnet mit 150‘000. Was soll der Unternehmer davon halten? Einige entscheiden sich dann dafür, das günstigste und das teuerste Angebot aus dem Rennen zu nehmen und wählen dann die Anbieter im mittleren Preissegment aus. Diese werden zur Präsentation eingeladen und zeigen sich natürlich nur von der besten Seite. Das öffnet neue Fragen: Wer versteht mein Unternehmen, meine Prozesse? Wer hat die besten Referenzen? Wer wird mein Unternehmen während der Einführung begleiten? Habe ich die richtigen ausgewählt? Letztendlich entscheidet dann doch oft der Bauch, wer zum Handschlag kommt.
Mikrounternehmen profitieren in jedem Fall von einem gut eingeführten ERP-System. Darum prüfe, wer sich bindet.
1 Panorama Consulting Solutions, 2014 ERP Report
2 Bundesamt für Statistik, Februar 2014
Die Einführung einer neuen oder der Ersatz einer bestehenden ERP-Software gliedert sich in verschiedene Phasen. Je nach Grösse des Unternehmens resp. nach der Komplexität der abzubildenden Prozesse können weitere Schritte dazukommen oder einzelne Schritte wegfallen.
Voranalyse
Erstellen Sie eine kurze Übersicht der aktuellen Prozesslandschaft. Überlegen Sie, welche Mitarbeiter Sie beim Erstellen eines Lastenhefts unterstützen können und ob ein externer Berater beigezogen werden soll. Werden Sie sich klar darüber, welchen Kostenrahmen eine neue Lösung für Sie haben darf. Weitere Fragestellungen finden Sie unter Evaluation Ihrer ERP-Software.
Lastenheft
Das Lastenheft beschreibt Ihre Anforderungen an eine neue Software oder ein neues System in einer möglichst einfachen und umfassenden Weise. Halten Sie fest, welche Komponenten einer vorhandenen Lösung behalten werden sollen und was Sie zu erneuern gedenken.Formulieren Sie Ihre Ziele, die mit dem Einsatz einer neuen Lösung erreicht werden sollen.
Offerten einholen
Klären Sie ab (z.B. über diese Webseite), welche Anbieter für Sie in Frage kommen können. Nehmen Sie Kontakt auf und senden Sie das Lastenheft (oder zumindest eine klare Übersicht Ihrer Anforderungen) an nicht mehr als fünf bis sechs Anbieter.
Verlangen Sie die Nennung von Referenzinstallationen, so, dass Sie sich ein Bild über den bisherigen Einsatz einer angebotenen Lösung machen können.
Setzen Sie eine Frist zur Einreichung einer Offerte. Bedenken Sie, dass Sie den Anbietern für eine saubere Offerte durchaus drei bis sechs Wochen Zeit lassen sollten, je nach Umfang Ihrer Ausschreibung. Interessierte Anbieter haben gelegentlich Rückfragen zu einzelnen Punkten Ihres Lastenhefts – lassen Sie diese zu! Je detaillierter ein Anbieter über Ihre Fragestellungen Bescheid weiss, desto präziser kann er offerieren.
Vorauswahl
Treffen Sie aufgrund der eingereichten Offerten eine Vorauswahl. Vielleicht haben Sie einen Kriterienkatalog erstellt, mit dem Sie die verschiedenen Offerten vergleichen können oder ein internes Gremium geschaffen, welches die Offerten bewerten kann. Vermeiden Sie es, den kostengünstigsten und den teuersten Anbieter schon vorneweg aus dem Rennen zu nehmen, ausser Ihr Kostenrahmen wird deutlich gesprengt.
Einladung zur Präsentation
Laden Sie maximal drei Anbieter zu einer Präsentation ein. In der Regel sind hier zwei Stunden pro Anbieter ausreichend, wenn Sie die Präsentation gut vorbereiten. Dazu gehört, dass Sie den eingeladenen Anbietern zwei bis drei Aufgaben stellen. Welche drei Prozesse sind für Sie am Wichtigsten? Wo könnte eine Schwierigkeit auftauchen? Lassen Sie sich exakt diese Punkte im Rahmen einer Präsentation direkt in einer Demonstration zeigen.
Präsentation
Klären Sie vor der Präsentation ab, ob der Anbieter einen Beamer, Zugang zum Internet oder ein FlipChart etc. benötigt. Beachten Sie, dass Sie nebst der Software-Demonstration (max. eine Stunde, danach wird Ihnen sowieso der Kopf rauchen) auch genügend Zeit für die Besprechung der Offerte resp. Ihrer Anforderungen bleibt. Versuchen Sie, herauszufinden, ob der Anbieter Erfahrung in Ihrem Marktsegment resp. in Ihrer Branche hat.
Sinnvollerweise haben die Mitglieder Ihres Evaluationsteams auch eine Checkliste zur Hand, in der Sie vorgegebene Kriterien während der Präsentation mit Punkten bewerten. So können Sie im Anschluss an jede Präsentation Ihre Ansichten und Gewichtungen vergleichen und haben bei der Auswahl des Anbieters auch ein Gesamtbild.
Pflichtenheft / Auftragserteilung
Sie entscheiden sich für einen der Anbieter. Mit diesem gilt es nun, sich auf ein Pflichtenheft zu verständigen. Das Pflichtenheft beschreibt konkret (und möglichst umfassend), wie die Anforderungen des Lastenhefts unter Einbezug der gewählten Software nun umgesetzt werden sollen. Die Auftragserteilung erfolgt mit Bezug auf das erstellte Pflichtenheft.
KickOff Meeting
Es ist sinnvoll, ein komplexeres IT-Projekt mit einem gemeinsamen Meeting aller Projektbeteiligten zu starten. Hier kann der Projektplan konkretisiert und Verantwortlichkeiten können besprochen und festgehalten werden. Die Detailpositionen des Projekts werden besprochen und priorisiert, allenfalls in Arbeitspakete aufgeteilt. Ein verbindlicher Zeitplan wird festgelegt.
Prozessaufnahme / Detailanalyse
Grössere Projekte können es notwendig machen, dass einzelne Prozesse oder Abteilungen einer Detailanalyse unterzogen werden, um praxisnahe Lösungen zu finden. Der rechtzeitige Einbezug Ihrer Mitarbeiter in die konkrete Ausgestaltung von Prozessen kann helfen, die Akzeptanz einer neuen Lösung zu erhöhen (das sollten Sie nicht unterschätzen).
Umsetzung / Testumgebung
Die erarbeiteten Anforderungen werden vom Projektteam umgesetzt und die Lösung wird in einer Testumgebung aufgebaut.Ist ein Projekt in Arbeitspakete gegliedert, können erste Pakete bereits getestet werden, während andere noch in der Umsetzung sind. Deshalb ist es wichtig, die Aktivitäten innerhalb des Projekts richtig zu priorisieren.
Verlangen Sie oder erstellen Sie selbst verbindliche Testkataloge für die Prüfung der neuen Lösung. Diese Testanleitungen können Sie später bei jedem grösseren Update der neuen Software verwenden, um sicherzustellen, dass die wichtigsten Prozesse störungsfrei arbeiten, bevor Sie den Update in Betrieb nehmen.
Integration
Die Testumgebung wird, wenn die (iterativen) Tests erfolgreich verlaufen sind, in die definitive Umgebung überführt. Peripheriegeräte (Drucker, Barcode-Scanner, Kassenterminals, BDE-Geräte, etc.) werden angeschlossen und die entsprechenden Integrationstests werden durchgeführt.
Testphase / Schulung
Die Schulung erfolgt sinnvollerweise dann, wenn das System getestet und bspw. auf einem Testmandanten zur Verfügung steht. Je nach Grösse eines Projekts muss die Schulung der Mitarbeiter auf verschiedene Ebenen erfolgen. Das Führungsteam sollte vorab die neue Software resp. die neu aufgebauten Prozesschritte kennenlernen, die übrigen Mitarbeiter sollten geschult werden, sobald die neue Lösung stabil läuft. Vermeiden Sie Schulungen an halbfertigen Lösungen, welche Ihre Mitarbeiter mehr verwirren als sie auf die neue Umgebung vorzubereiten.
Abnahme / produktiver Betrieb
Ist die Testphase abgeschlossen (und wir meinen wirklich, dass Testen wichtig ist), kann die neue Software in den produktiven Betrieb überführt werden.
Sie entscheiden, wann das neue System in den produktiven Betrieb geht. Diese Entscheidung ist oft mit Unsicherheiten verbunden: Haben wir alles getestet? Sind unsere Mitarbeiter genügend auf die neuen Prozesse vorbereitet? Wird alles klappen?
Sie müssen wissen, dass ein IT-System, welches in Produktion geht (also konkret genutzt wird) auch ohne Abnahme in der Regel nach drei Monaten automatisch als abgenommen gilt. Ausser die Projektvereinbarung sieht einen anderen Modus vor. Eine Abnahme sollte also immer vor dem Produktivstart einer Lösung erfolgen.
Begleitete Einführung
Beachten Sie, dass die Überführung in den produktiven Betrieb in der Regel eine intensive Zeit für alle Projektbeteiligten und Ihre Mitarbeiter ist. Gewohnte Abläufe werden durch neue Prozesse ersetzt, Einiges ist vielleicht noch unklar, unerwartete Praxishürden können auftauchen. Achten Sie darauf, dass Ihnen der Anbieter in der ersten Zeit des Echtbetriebs noch im Rahmen der Projektvereinbarung zur Verfügung steht und Sie so rasch unterstützen kann.
Support
Mit der Überführung in den produktiven Betrieb gilt das ERP-Einführungsprojekt in der Regel als abgeschlossen. Daran anschliessend bieten die meisten ERP-Anbieter oder deren Integrationspartner entsprechende Supportverträge an.
Regeln Sie den Übergang der Projektvereinbarung zum Supportvertrag rechtzeitig in Ihrer Projektvereinbarung. Oft streiten sich Parteien nach Fertigstellung eines Projekts noch über die Supportfrage: Für den Kunden sind auch im Echtbetrieb noch alle auftretenden Fragen Bestandteil des Projekts, fallen quasi unter ‚Garantie‘. Für den Anbieter gelten alle Anfragen zu einem laufenden System als Support. Dieses Spannungsfeld kann vermieden werden, wenn klare Grenzen zwischen Projekteinführung und anschliessendem Support definiert werden.
Updates
Eine ERP-Software ist kein Produkt, auch kein Projekt sondern ein laufender Prozess, der die Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens über Jahre hinaus sicherstellen soll. Da sich ERP-Systeme in einem realen wirtschaftlichen und gesetzgeberischen Umfeld bewähren müssen, können sich bestimmte Parameter ändern (z.B. der Mehrwertsteuer-Satz), neue Abrechnungsformen hinzutreten (Zuschläge auf bestimmten Produkten), andere Bilanzformen notwendig werden (KMU-Kontenrahmen vs. Kontenrahmen Dr. Käfer) oder weitere elektronische Schnittstellen notwendig werden (z.B. ISO 20022 im Zahlungsverkehr).
Hier bieten die ERP-Anbieter meistens regelmässige Updates an. Aber Vorsicht! Nicht jeder ERP-Anbieter ist in der Lage, einfache und unkomplizierte Updates anzubieten.
Lassen Sie sich also bereits während der Software-Evaluation genauestens erklären, wie Ihr möglicher Softwarepartner seine Updates anliefert und mit welchen Kosten und welchem internen Aufwand Sie pro Update rechnen müssen.
Ein IT-Projekt kann ganz gehörig an den Nerven der Beteiligten zerren. Unterschiedliche Ansichten, Missverständnisse, Zeitverzögerungen und Kostenüberschreitungen führen immer wieder zu heftigen Auseinandersetzungen zwischen Kunde und Auftragnehmer, die dann nicht selten vor Gericht enden. Dabei beginnt fast jedes Projekt in Minne.
Ist der Anbieter einmal gewählt, gilt es, das Projekt aufzusetzen und dann auch durchzuziehen. Viele ERP-Projekte scheitern kurz vor der Inbetriebnahme in der sogenannten Depressionsphase. Denn IT-Projekte sind immer Teamarbeit zwischen dem Integrator und dem Unternehmen. Wo Menschen zusammen unter Druck (Einführungstermin) in komplexen Umgebungen arbeiten, kann die Stimmung auch mal angespannt sein. Und wie in allen Leistungssituationen spielt die Psychologie auch in IT-Projekten eine wesentliche Rolle. Aber der Reihe nach.
Auch andere IT-Projekte, also nicht nur Ihr Projekt, durchlaufen eine Reihe von emotionalen Prozessen, die wir nachfolgend einmal in fünf grobe Phasen eingeteilt haben. Achten Sie in Ihrem eigenen Projekt auf entsprechende Anzeichen und versuchen Sie, die emotionalen Aspekte mit der Konzentration auf die sachlichen Inhalte unter Kontrolle zu halten.
Zu Beginn eines Projekts ist die Euphorie um die neue Lösung meistens gross. Der Entscheid ist nach oft schwierigem Abwägen gefallen und von der neuen Software erwartet man sich endlich die Lösung aller Probleme im Unternehmen. Die Erwartungshaltung ist riesig.
Schon nach dem ersten Workshop macht sich dann Ernüchterung breit. ERP-Integratoren stellen viele Fragen: zu den Prozessabläufen im Detail (Lastenhefte gibt es im Umfeld von Mikrounternehmen aus oben geschilderten Gründen ja eher nicht), zum Kontenrahmen, zu Kontenverbindungen, zum Aufbau von Formularen und zu gewünschten Auswertungen in der Statistik. Da müssen nun Festlegungen in internen Abläufen getroffen werden, die Abteilungen Administration, Verkauf, Einkauf und Finanzen müssen gemeinsame Überlegungen anstellen. Das alles generiert Aufwand und die Erkenntnis, dass ein ERP-Projekt sich nicht von selbst einführt.
Viele Einführungsprojekte kommen während der Zeit des Testens (wenn den Tests seriös durchgführt werden) oder dann während der Inbetriebnahme in eine eigentliche Depression. Alles wird hektisch, Mitarbeiter erfassen Daten falsch, die ersten Auswertungen zeigen falsche Ergebnisse, der Buchhalter findet seine Buchungen nicht. Und das Geschäft muss ja auch noch erledigt werden. Die Geschäftleitung wünscht sich in dieser Phase die alte Software zurück und die Mitarbeiter beklagen einen Zusatzaufwand gegenüber der bisherigen Lösung. Das alles ist bei einem entsprechenden Projekt-Setting natürlich nicht nötig. Trotzdem kommen über 65% aller IT-Projekte in eine mehr oder weniger ausgeprägt depressive Phase. Da werden Projekte dann abgebrochen, der Einführungstermin verschoben oder das Projektbudget rauscht durch die Decke.
Eine Projekt-Depression kann verhindert werden, wenn von Anfang an eine klare Prioritätenliste in der Umsetzung und Integration der neuen Lösung vereinbart wird. Welche Prozesse müssen zuerst stehen? Welche Daten müssen unbedingt verfügbar sein? Wer testet was und rechtzeitig? Steht Übungszeit mit der neuen Lösung für die Mitarbeiter zur Verfügung? Was muss zum Zeitpunkt der Inbetriebnahme funktionieren, was kann im Notfall warten?
Der wichtigste Punkt, um diese Phase zu überstehen ist jedoch die Haltung der Geschäftsleitung: Steht sie dem Projekt positiv gegenüber? Ist sie wirklich gewillt, das Projekt konstruktiv umzusetzen? Versteht sie, dass die Abbildung von Prozessen in eine Lösungslandschaft nur im Teamwork zwischen Unternehmen und Lösungsanbieter erfolgreich sein kann?
Ist die Depressionsphase durchgestanden dann werden die Vorzüge des neuen Systems allmählich sichtbar. Das Erfassen von Daten ist einfacher, da keine Mehrfacherfassungen mehr notwendig sind, der Datenbestand ist zuverlässiger, da während der Projekteinführung aufgeräumt worden ist. Die Statistiken sind aussagekräftiger, da jetzt auch grafische Darstellungen möglich sind, viele Prozesse kann das System selbständig durchführen. Die Ausgangsdokumente wie Lieferschein, Bestellung, Rechnung sehen gepflegter aus, der Webshop wird direkt mit Artikeldetails und Katalogdaten bestückt und der elektronische Austausch von Daten klappt endlich. Begeisterung oder zumindest Zufriedenheit mit dem neuen System macht sich breit.
Das Sprichwort vom Menschen als Gewohnheitstier zeigt sich auch im Umgang mit der neuen Lösung verhältnismässig rasch. Schon nach drei bis vier Wochen haben sich die neuen Abläufe eingeprägt, weiss der Anwender, wo er was zu tun hat um ein gewünschtes Ergebnis zu erzielen; sei es das Schreiben einer Rechnung oder das Anlegen eines Produktionsauftrags. Er arbeitet mit dem neuen System so selbstverständlich, wie mit der alten Lösung. Wenn die Projektziele erreicht worden sind, müsste das nun auch wesentlich effizienter sein.
Der neue IT-Alltag misst sich also an höherer Produktivität, besserer Übersicht und grösserer Vernetzung, um nur einige der möglichen Kriterien zu nennen.
Ihr IT-Projekt kommt nicht wie gewünscht vorwärts? Die Zeiten für die Einführung und/oder die Kosten laufen aus dem Ruder? Hier die wichtigsten Punkte, die Sie beachten sollten:
Bewahren Sie RuheVersuchen Sie, keine voreiligen Schuldzuweisungen zu formulieren. Arbeiten Sie im Team mit dem Software-Lieferanten, um eine verbindliche Pendenzenliste zu formulieren.
Vermeiden Sie Emails mit zehn Ausrufezeichen und grosser roter Schrift. Es ist äusserst frustrierend, wenn ein IT-Projekt nicht vorwärtskommt, wie geplant. Trotzdem gibt es Sinn, auch im Hinblick auf eine vielleicht notwendige rechtliche Auseinandersetzung, proaktiv an der Lösung der anstehenden Fragestellungen zu arbeiten. Eine Verweigerungshaltung einzunehmen, mit einem Anwalt zu drohen oder die Bezahlung von berechtigten Forderungen zu verweigern, bringen einen Kunden in eine schwierige rechtliche Situation.
Bedenken Sie: Die Ursache einer Störung in der neuen ERP-Lösung muss nicht zwingend im ERP liegen – Ihr ERP-Lieferant kann Sie jedoch dabei unterstützen, die Ursache der Störung zu eruieren.
Analysieren Sie die Ursachen - auch selbstkritischInsbesondere Softwareprojekte, und um ein solches handelt es sich bei der Einführung eines ERP, können äusserst komplex sein und sind vielen äusseren Parametern wie Betriebssystem, Netzwerk, Peripheriegeräten oder Schnittstellen abhängig. Es liegt in der Natur eines ERP-Systems, dass es alle Fehler auch aus den verbundenen Systemen wie Datenbank, Betriebssystem, eBanking, PPS, CRM, DMS gleichsam nach oben spült und dem Anwender zur Anzeige bringt.
Gerade die für den normalen Anwender unleserlichen Fehlermeldungen stammen in der Regel aus Subsystemen und werden über das ERP zum Anwender geleitet. Handelt es sich bei den Blockern Ihres Software-Projekts um Fehlermeldungen, dann sollten Sie aktiv an der Ursachenforschung teilnehmen.
Oft ist auch die Verweigerungshaltung bestimmter Mitarbeiter eine Ursache für die Verzögerung eines Einführungsprojekts. Sie fühlen sich der neuen Materie nicht gewachsen und reagieren dann mit unterschiedlichsten Verhaltensweisen, von quängelnder Kritik an den neuen Prozessen bis hin zur Verweigerung des eigenen Beitrags zur Gestaltung des neuen Arbeitsalltags mit dem neuen System.
Da stellen sich interne Fragen: Sind (waren) Ihre Mitarbeiter genügend in die Umsetzung des Projekts einbezogen? Sind ihre Wünsche bezüglich Prozessabbildung klar? Fühlen sie sich der Materie gewachsen? Ist die Schulung ausreichend? Fühlen sie sich sicher im Umgang mit der neuen ‚virtuellen Maschine‘ in Form eines neuen ERP-Systems?
Suchen Sie konstruktive LösungenWenn IT-Projekte zu scheitern drohen, dann sind häufig Zeit- oder Budgetüberschreitungen der Grund für Auseinandersetzungen. Die Ursache dafür liegt dann fast immer bei Unstimmigkeiten über den Umfang des Projekts. Ist ein Prozess jetzt so vorhanden, wie besprochen? Weshalb weichen die Vorstellungen ab? Was wurde konkret schriftlich vereinbart?
Verschaffen Sie sich eine Übersicht der offenen Punkte in Ihrem Projekt. Was ist erledigt und funktioniert zur Zufriedenheit? Welche Punkte bedürfen der weiteren Bearbeitung?
Setzen Sie Prioritäten! Was ist für den Betrieb Ihrer Unternehmung am Wichtigsten? Was kann noch einige Tage/Wochen warten ohne den Starttermin zu beeinträchtigen?
Besprechen Sie die Offene-Punkte-Liste mit ihrem Lieferanten. Vereinbaren Sie verbindliche Lösungen und Termine, wo immer das möglich ist.
Vermeiden Sie den Abbruch Ihres ProjektsWenn Sie jetzt alles hinschmeissen, kostet Sie das in der Regel mehr, als wenn Sie zusammen mit Ihrem Projektintegrator Lösungen suchen. Diese Lösungen haben oft ein Preisschild, seien Sie hier kompromissbereit. Lieferanten, denen die Kosten aufgrund eines zu grossen Arbeitsaufwands aus dem Ruder laufen sind oft kaum mehr an einer Lösungsfindung interessiert. Die meisten sind jedoch kulant, wenn die gefundene Ursache tatsächlich in der Struktur ihrer ERP-Software zu finden ist.
Schulen Sie Ihre Mitarbeiter ausreichend. Versuchen Sie, eine positive Atmosphäre in Ihrem Betrieb zu schaffen und auch zu erläutern, weshalb die neue ERP-Software noch nicht dort ist, wo Sie diese gerne hätten. Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter in konstruktive Lösungsfindungen ein.
Vermeiden Sie gerichtliche AuseinandersetzungenGerichtliche Auseinandersetzungen sollten Sie vermeiden. Im Umfeld von IT-Projekteinführungen ist das ein sehr kostenintensives Risiko, oft gilt es, Expertisen einzuholen, um beweisen zu können, dass Sie alles Notwendige zum Projekterfolg beigetragen haben und Ihr Lieferant gleichzeitig geschlampt, Unbrauchbares geliefert oder grundsätzlich seine Arbeit nicht richtig gemacht hat. Der Richter geht davon aus, dass Sie sorgfältig evaluiert haben und vorgängig Erkundigungen über Ihren Lieferanten eingeholt haben.
Suchen Sie also den Dialog und einen für beide Seiten lebbaren Kompromiss.
Suchen Sie einen MediatorVor dem Gang zu einem Gericht kann es sich lohnen, einen erfahrenen Mediator einzuschalten, der zwischen Ihnen und dem Projektintegrator vermitteln kann. Es gibt unterschiedlichste Vorgehensweisen in einem Mediationsprozess, entsprechend dem Stand oder Stillstand zwischen den Vertragsparteien der Projekteinführung.